Au CH de Valenciennes, les codes consolidés sont déjà une réalité
La nouvelle sérialisation des médicaments impose aux pharmacies de désactiver l’identifiant unique apposé sur chaque boîte. Le CH de Valenciennes a donc testé le recours à des codes consolidés numériques, qui permettent de désactiver en masse les boîtes sérialisées issues d’une même commande. Une opération 12 fois plus rapide grâce, notamment, à SerialCop, un module développé par Maincare Solutions et complémentaire à sa solution Copilote. Les explications du Docteur Aline Rousselle, pharmacien assistant hospitalier.
La mise en oeuvre de la sérialisation s’est traduite par une charge de travail considérable. Pouvez-vous nous en parler ?
Dr Aline Rousselle : Après avoir quantifié, à partir de notre logiciel de gestion des stocks Copilote, le nombre de boîtes réceptionnées par jour, nous avons en effet calculé le temps supplémentaire par boîte depuis la mise en oeuvre de la sérialisation. Celui-ci était compris entre 2 et 5h par jour, toutes configurations de colisage confondues ! Nos effectifs étaient donc clairement insuffisants pour effectuer ces désactivations de façon unitaire. Fort heureusement, Maincare Solutions, l’éditeur de Copilote, avait développé, le module SerialCop, qui permet notamment de lire plusieurs identifiants à la suite, puis d’effectuer un envoi groupé des numéros de série scannés au serveur France MVO. En parallèle, l’un de nos fournisseurs, le laboratoire Arrow, avait repensé sa chaîne de production de manière à y intégrer les codes consolidés. Il nous était alors possible de tester un processus de désactivation en masse afin de nous conformer à la nouvelle réglementation. Ce travail a notamment été mené en partenariat avec le responsable du service Achats Approvisionnement et Logistique, Frédéric Verryser.
Pouvez-vous nous détailler le circuit de désactivation des codes consolidés ?
Celui-ci fait intervenir plusieurs acteurs, qui ont travaillé étroitement avec notre Direction des Systèmes d’Information afin que le processus soit le plus fluide possible. Concrètement, après avoir validé notre commande, nous recevons le fichier numérique, ou DESADV, via Hospitalis qui assure sa transmission sécurisée. Ce fichier regroupe tous les identifiants uniques des boîtes de médicaments en attente de désactivation. Les lignes du DESADV sont alors récupérées par SerialCop. Tout code sérialisé scanné se traduit par l’envoi en masse des identifiants uniques à France MVO, et leur désactivation. Cette organisation a été testée dès le 15 octobre. Un autre fournisseur, le laboratoire Bristol-Myers Squibb, s’est depuis joint au processus, et deux laboratoires supplémentaires devraient s’y ajouter début 2020.
Les gains escomptés étaient bien au rendez-vous. Pouvez-vous nous en parler ?
Nous avons en effet été agréablement surpris par la rapidité du processus ! Pour 13 cartons de produits sérialisés – soit 803 boîtes – la désactivation a été chronométrée à 5,25 minutes, vérifications statistiques comprises. En comparaison, un test avec la désactivation à l’unité du même nombre de boîtes a été réalisé en plus d’une heure. Le module SerialCop a pour sa part démontré sa grande fiabilité pour les contrôles d’échantillonnage : lors du double scan d’une même boîte ou d’un même code consolidé, ou de la lecture d’une boîte n’appartenant pas au carton, des messages d’erreur se sont systématiquement affichés. Nous avons par ailleurs constaté d’autres avantages, au-delà du seul gain de temps : meilleure sécurisation des produits froids, qui passent moins de temps à température ambiante, plus grande motivation des équipes, et déploiement des personnels sur des tâches à meilleure valeur ajoutée. Le code consolidé représente donc une avancée indéniable, que nous recommandons !