Dispositif ROC - Retours d’expérience

Le programme SIMPHONIE a été lancé dans le but de fluidifier le parcours patient dans les établissements de santé grâce à de nouveaux services numériques. Parmi les initiatives les plus emblématiques de ce programme, on trouve le dispositif ROC (Remboursement des Organismes Complémentaires) qui vise à simplifier et sécuriser l’application du tiers payant sur la part complémentaire. Comment ? En dématérialisant et en standardisant les échanges entre les établissements de santé et organismes d’Assurances Maladie Complémentaire (AMC). Le dispositif contribue ainsi à sécuriser les recettes des établissements (engagement des AMC sur la prise en charge de chaque dossier et réduction des délais de paiements) et à réduire la charge administrative pour le personnel et les patients.

Maincare, engagé dans le dispositif ROC

Maincare s'est engagé pleinement dans ce processus, obtenant la certification ROC pour son logiciel M-GAM en juillet 2022. Cette certification atteste de notre engagement dans l’efficience de la chaîne Admission, Facturation, Recouvrement, et plus largement dans l'ensemble des dispositifs du programme SIMPHONIE.

L’année 2024 a vu une forte accélération des déploiements du dispositif avec plus de 30 établissements ayant démarré en moins de 6 mois et ce sont aujourd'hui (juillet 2024), 39 établissements qui sont en production. L’occasion de donner la parole à quelques-uns de ces établissements, tant sur le dispositif en lui-même, ses apports, que sur l’accompagnement de Maincare.

Centre Hospitalier de Blaye (Gironde)

Le CH de Blaye relève la mise en place de ROC comme « un plus dans notre quotidien, aussi bien au niveau de la saisie de la prise en charge qui se fait automatiquement grâce au scan du datamatrix, qu’au niveau de la demande de prise en charge pour les séjours » explique Fanny Rousseleau du Bureau des entrées.

Pour le déploiement de la solution, l’établissement a bénéficié « d’un accompagnement de qualité de la part de Maincare dans la mise en place de ROC et encore aujourd’hui, mon interlocuteur est toujours disponible pour répondre aux moindres interrogations. » témoigne Fanny Rousseleau.

ROC permet un gain de temps considérable, notamment au niveau du contentieux, mais aussi avec le scan du datamatrix qui permet de supprimer tout risque d’erreur de saisie manuelle.

Fanny RousseleauBureau des entrées - CH Blaye

CHU de Saint-Etienne (Loire)

Le CHU de Saint-Etienne observe divers impacts positifs du processus ROC, tels que « l'intégration facilitée des droits AMC dans les dossiers administratifs, qui permet un gain de temps en gestion d’hospitalisation, et la sécurisation des flux de facturation. » explique Géraldine Gerentes, Responsable Bureau des Entrées.

Quelques points d'amélioration subsistent, notamment concernant l'intégration de certaines mutuelles et le temps nécessaire pour la création de dossiers, mais Maincare travaille continuellement pour améliorer ces aspects.

L’établissement rejoint de façon générale les établissements sur l’accompagnement de Maincare et les réponses aux différentes sollicitations. Il considère que « le rôle de Maincare est indispensable pour réussir le passage à ROC » témoigne Géraldine Gerentes, Responsable Bureau des Entrées.

Centre Hospitalier de Verdun Saint-Mihiel (Meuse)

Au CH de Verdun Saint-Mihiel, la mise en place de ROC a été bien accueillie grâce à une « procédure claire et une mise en œuvre relativement simple » explique Olivier Goeuriot, Responsable des Admissions et de la Facturation.

Il rejoint les impressions du BDE du CH de Blaye concernant le gain de temps, la sécurisation des données mutuelles et le respect des délais de paiement annoncés permis grâce à ce nouveau processus de prise en charge des mutuelles auprès des patients.

Les avantages incluent la sécurisation des données mutuelles, le respect des délais de paiement, et un gain de temps significatif. L’accompagnement de Maincare a été constant, avec des points de suivi réguliers et une équipe toujours disponible pour répondre aux questions : « Maincare a accompagné de bout en bout le CHSVM auprès des différents acteurs avec des points de suivis quotidiens sur les différentes avancées du projet. » relève Olivier Goeuriot, Responsable des Admissions et de la Facturation.

L’équipe Maincare qui nous a été allouée a toujours été disponible pour répondre à nos moindres interrogations.

Olivier GoeuriotResponsable des Admissions et de la Facturation

Centre Hospitalier de Montauban (Tarn-et-Garonne)

Le CH de Montauban souligne, comme les autres établissements, une meilleure complétude des dossiers administratifs et la fluidité dans le circuit de facturation grâce à ROC : « La fluidité dans le circuit de facturation auprès des mutuelles miroirs en automatisant et fiabilisant les échanges dématérialisés. » témoigne Valérie Gregoire, Responsable Facturation et Gestion du Parcours Médico Administratif du Patient.

L'accompagnement de Maincare, incluant la planification des étapes du projet et le suivi de l’avancement, a été particulièrement apprécié.

Centre Hospitalier d'Antibes (Alpes-Maritimes)

Enfin, le CH d’Antibes fait également partie de nos clients utilisant ROC. La mise en place du dispositif a eu un impact dans leurs processus de prise en charge du patient, notamment dans la prise de connaissance immédiate des droits « mutuelle » ouverts à la date des soins. À défaut, l’établissement peut faire payer la part patient directement.

Cela a permis de réduire les demandes de prise en charge auprès des mutuelles et d’accélérer les paiements, offrant ainsi des avantages tangibles au quotidien.

Le CH d’Antibes souligne également l’assistance précieuse de Maincare, qui fournit un support efficace et des réponses rapides, encourageant d'autres établissements à adopter ROC sans crainte indique Christelle Rasschaert, Responsable du service Facturation et des Admissions.

Une amélioration continue de ROC

La mise en place du dispositif ROC représente une véritable avancée pour les établissements de santé, offrant un gain de temps considérable, une aide quotidienne dans les démarches administratives et une sécurisation des données mutuelles. Les retours d’expérience positifs témoignent de l’efficacité et de l’utilité de ROC, tandis que Maincare continue d’œuvrer pour améliorer et adapter le service aux besoins spécifiques des établissements.

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