Numérisation des processus au CH de Lisieux : les apports de COPILOTE à la pharmacie et au magasin général

« Nous avons mis en place Copilote en 2012, parce que nous avions besoin d’un logiciel de gestion des stocks et que nous n’avions pas d’outil qui répondait à nos besoins ». Comme le relate Agnès Bobay-Madic, pharmacien au sein du CH de Lisieux, tel est le point de départ d’un projet encore d’actualité aujourd’hui. Car depuis ses premiers déploiements à la PUI, les fonctions couvertes par la solution de Maincare au sein de l’hôpital lexovien n’ont cessé de s’étendre.

Ergonomie et modularité
Capable de s’interfacer avec des systèmes d’information préexistants et hétérogènes, il faut dire que le logiciel se caractérise par son large spectre fonctionnel. Gestion de stocks, traçabilité des DMI, rétrocession, préconisations de commandes et de dotations, pilotage du stockeur, etc. « Tout ce dont nous avons besoin, nous pouvons le faire dans Copilote, résume Agnès Bobay-Madic. Cette unicité de travail est vraiment ergonomique pour l’ensemble des personnes qui travaillent à la pharmacie, du préparateur au magasinier, en passant par la secrétaire et le pharmacien ».
De même, l’outil a su s’adapter aux différents modes de dispensation du médicament pratiqués par le centre hospitalier : armoires mobiles, stupéfiants, ou encore plein-vide. « Ce logiciel nous permet de gagner en temps et en efficacité, que ce soit pour des activités assez simples comme la gestion des stocks, la dispensation et les rétrocessions, mais aussi pour des fonctionnalités un peu plus complexes comme la gestion des périmés ou encore les préconisations de commandes », précise encore le docteur en pharmacie.
Un gain de temps et une simplicité d’utilisation que constatent également les personnels des services de soins dans lesquels la dématérialisation des commandes est désormais effective. Couplé à la pratique du plein-vide, le logiciel offre en outre de sérieux gages pour éviter la survenue de ruptures ou la possibilité, si besoin était, de savoir dans quel service se dépanner.

Maîtrise de l'information
« À l’instant T, on sait exactement quel est le stock que l’on doit avoir en rayon », explique quant à elle Catherine Delommot, à propos des préconisations de commandes. La préparatrice en pharmacie souligne au passage la variété des critères proposés par le logiciel, permettant de visualiser en un coup d’oeil les produits qui devraient venir à manquer pour un laps de temps donné, mais aussi, grâce au tri par couverture, le nombre de jours pour lesquels un médicament est disponible, tout en calculant la quantité à commander pour reconstituer un stock complet.
Fort de ces succès à la pharmacie et au sein des services de soins, en novembre 2020 c’est au tour du magasin général de se voir équipé de Copilote. Et là aussi, les retours sont très positifs. Notamment « en termes de communication », constate Noémie Adelée, la responsable logistique de l’établissement.
« On voit vraiment la différence au niveau des suivis de stocks », poursuit-elle. L’établissement ne compte d’ailleurs pas s’arrêter en si bon chemin et la gestion du hors stock est déjà dans les tuyaux.

Vers de nouvelles fonctionnalités
« À l’heure actuelle, les services de soins nous font des demandes d’achats pour des produits courants que l’on ne peut pas forcément stocker dans le magasin général, et nous passons commande via notre GEF. L’idée sera de leur donner plus d’autonomie et de leur permettre d’effectuer directement leurs demandes sur Copilote ». En leur permettant d’accéder à une « vision achats » – avec à l’affichage des références fournisseurs, prix et marchés –, elle y voit au passage un excellent moyen de responsabiliser les personnels.
À la pharmacie, le déploiement de nouvelles fonctionnalités est lui aussi déjà prévu. « Nous allons développer très bientôt deux modules qui vont fortement nous intéresser dans la pratique au quotidien. Ce sont la gestion des prêts et emprunts à d’autres établissements et le suivi des commandes et ruptures de stocks, qui sont des sujets très prégnants en ce moment », conclut ainsi le Dr Agnès Bobay-Madic.

COPILOTE entre dans sa phase de modernisation
À l’origine dédiée au pilotage des armoires de stockage, la solution Copilote n’a cessé d’évoluer pour proposer de nouvelles fonctionnalités répondant aux exigences réglementaires, mais également aux besoins fonctionnels des pharmacies et magasins hospitaliers. Les explications de Samir Daoud, responsable R&D pour Copilote au sein de Maincare.

Quels sont les développements en cours au sein de votre R&D ?
Samir Daoud : En termes d’actualité brûlante pour 2022, je peux évidemment citer de l’évolutif réglementaire en lien avec la gestion des dispositifs médicaux implantables dans le cadre de la norme IUD (Identification Unique des Dispositifs médicaux). Nous travaillons également sur la traçabilité des livraisons dans les services, ou encore à l’intégration de Copilote à la suite économique de Maincare - IdéoGELF et le référentiel achat partagé. Concernant les attentes fonctionnelles de nos clients, nous nous intéressons par exemple à la gestion des emprunts entre établissements et au suivi des ruptures de produits chez les fournisseurs. Je peux enfin évoquer la dématérialisation : des ordonnances des patients se présentant au guichet de rétrocession d’une part, mais aussi des bons de livraison des commandes fournisseurs à la réception de celles-ci.

Plus globalement, comment envisagez-vous l’avenir de Copilote ?
Nous menons actuellement un véritable projet de modernisation de notre solution, visant à développer un socle unique et standardisé, mais toujours modulaire et adaptable. Celui-ci aura notamment vocation à faciliter nos déploiements au sein de nos établissements clients, et ainsi augmenter nos possibilités de répondre, dans des délais contraints, à des exigences réglementaires en perpétuelle évolution. L’autre but affiché est l’amélioration de son intégration au sein des différentes solutions développées par Maincare. Pour nous, tout l’enjeu sera donc de développer cette version, de continuer à capitaliser sur la confiance et l’image que nous avons acquises en couvrant un large spectre fonctionnel à la croisée des chemins entre la logistique, la pharmacie et le réglementaire hospitalier… C’est-à-dire, industrialiser sans renier notre modularité et notre capacité à nous adapter aux besoins des différentes organisations dans les établissements.